Der Weg zu effizienten Büros führt über einen scharfen Grat. Was unternehmerisch sinnvoll erscheint, kann bereits in naher Zukunft direkt in finanzielle Abgründe führen. Vier beliebte Irrtümer – und wie Unternehmen und Architekten sie vermeiden können.
von Hannes Hilbrecht
Der Sommer 1928. Das Ende der Goldenen Zwanziger. Der Mediziner Alexander Fleming will in dieser seligen Zeit Urlaub machen. Vor Vorfreude wird der Schotte schusselig, ihm unterläuft ein Irrtum. Sein Büro, das er aufgeräumt glaubt, verlässt er zu stürmisch. Auf seinem Labortisch vergisst Fleming eine mit gefährlichen Bakterien beträufelte Petrischale.
Als Fleming aus dem Urlaub zurückkehrt, findet er das Schälchen, das mittlerweile Zuwachs bekommen hat. Ein Pilz sprießt, und wo dieser wuchert, sind alle Bakterien abgestorben. Fleming gibt dem possierlichen Schimmelgewächs sogleich einen noch heute sehr bedeutsamen Namen: Penicillium notatum.
Ein effizienter Irrtum
Flemings unfreiwilliges Experiment sollte eines der wertvollsten Medikamente aller Zeiten gebären, das Penicillin. Millionen Menschen rettete und rettet das Antibiotikum noch heute das Leben. Alexander Fleming unterlief womöglich der wertvollste und zugleich effizienteste Irrtum der Medizingeschichte. In heutigen Corona-Zeiten ein Hoffnungsschimmer. Manchmal, aber nur manchmal sind medizinische Sensationen näher als alle denken.
Dieses Bonmot aus der Wissenschaft soll aber nicht täuschen. Die allermeisten Irrtümer wirken weit weniger glücklich. Die Folgen der kleinsten Pannen können akut und ausdauernd schmerzen. Vor allem, wenn man diese Fehler und ihre Nachwirkungen zu spät begreift. Die allermeisten Malheurs sind ein üppiger Nährboden für Ineffizienz. Zum Beispiel in unseren Büros.
Das Komplexe am Zusammenspiel von Effizienz und atmosphärischen Arbeitswelten sind die vielschichtigen Verlockungen, die alleine der Begriff "Effizienz" wie Myrrhe versprüht. Doch das, was zunächst kostensparend, prozessoptimierend und logisch erscheint, kann sich Jahre später als ein riesiger Fehler herausstellen, der Unternehmen Unsummen kostet.
Seit einigen Monaten schreibt die inperspective-Redaktion über moderne Arbeitswelten. Sie interviewt Experten, inhaliert weltweite Studien und sammelt so emsig Perspektiven von Unternehmern, Büromitarbeitern und Gestaltern wie andere Briefmarken. Vier klassische Irrtümer, die beim Streben nach tollen Arbeitswelten zunächst effizient erscheinen, aber vor allem Probleme verbergen, sind uns in diesen Recherchen aufgefallen. Wir stellen sie für diese Ausgabe noch einmal vor.
1. Wer an der Akustik spart, zahlt mit der Gesundheit seiner Mitarbeiter
Die Jugend geht ohne Kopfhörer kaum noch aus dem Haus, und die Erwachsenen fahren ohne Kopfhörer nicht mehr ins Büro. Schon in kleinen Teambüros mit zwei bis vier Schreibtischen kommen die wenigsten Wissensarbeiter ohne die wummernden Ohrmuscheln aus. Die Folgen der Dauerbeschallung sind bekannt. Wer zu laut hört, und das dauerhaft, riskiert eine langwierige Hörminderung.
Problematischerweise dröhnen die Kopfhörer nicht nur, weil die Pet Shop Boys mit ihren Beats beim Abarbeiten der Aufgaben motivieren sollen. Häufig dienen die Stöpsel als Abschottung gegen den Bürokrach. Lärm gegen Lärm, nach einer hilfreichen Medizin klingt das nicht.
Die Folgen von unzureichend gedämpften Büros wiegen besonders in großräumigen Arbeitswelten schwer. Es entsteht negativer Stress, ein Brandbeschleuniger für mentale Erkrankungen wie Burn-outs oder Depressionen. Bürolärm kann sogar Rückenleiden und Muskelschmerzen verursachen, wie wissenschaftliche Studien dokumentieren.
Wer an der Akustik spart, spart an der Gesundheit seiner Mitarbeiter. Das ist ethisch fragwürdig und wirtschaftlich unverantwortlich. Durch den Krankenstand entstehen viel größere Kosten als bei der Beauftragung von Akustikexperten und der Anschaffung von Schallabsorbern. "Die dramatische Verschlechterung der Arbeitsleistung ist sicher teurer als die eingesparten Möbel- oder Baukosten. Die Unternehmer verschwenden viel Geld, wenn sie an den falschen Stellen sparen", sagt der profilierte Raumakustiker Dr. Georg Wiesinger im Interview mit inperspective.
Auch wenn die Akustik ein unsichtbarer Faktor ist, sind die Folgen spätestens bei Betrachtung der Krankheitsstatistiken mit den Augen scharf zu erkennen. Und dann ist es ganz sicher zu spät. Umso besser, dass moderne Unternehmen Produkte und Lösungen entwickeln, die sich nahtlos in ein Bürodesign integrieren lassen. Grüne Wände oder rollende CDs zum Beispiel.
2. Der Sex-Appeal von Glaskästen – und ihre Probleme
Wer sie nicht putzen muss, kann etwas Berauschendes an Glasfassaden finden. Sie sehen toll und mondän aus, vermitteln Transparenz. Und je nach Standort können die gläsernen Wände nette Panoramen für die Mitarbeiter entblößen. Die Aussicht als Argument für einen Jobantritt oder Verbleib – ist schon häufiger vorgekommen.
Doch wie effizient ist so eine Glasfassade? Aus gesundheitlicher Sicht gibt es Vor- und Nachteile. Tageslicht ist gut für das Gehirn, für die Augen und für das gesamte Wohlbefinden. Helligkeit stimuliert den menschlichen Geist sehr positiv. Doch wer Glasfassaden haben will, für das Statusempfinden oder für das Feeling in den Büros, muss Geld ausgeben. Die Unterhaltung ist teuer. Wer zu günstige Materialien einsetzt, dem plagen langfristig höhere Kosten für die Klimatisierung. Das ist wenig nachhaltig, teuer und unangenehm für die Mitarbeiter. Schwankende Temperaturen gefährden nachweislich eine produktive Arbeitsatmosphäre.
Eine Lösung, um Stärken von Glaskästen zu betonen und gleichzeitig deren Schwächen abzumildern, trägt drei Buchstaben: BIM. Das Akronym steht für Building Information Modeling, die digitale Art des Bauens. Mit BIM können Gebäude digital vorgefertigt werden. Softwares errechnen gleichzeitig den genauen Materialbedarf und die langfristige Ermüdung von Baustoffen.
Mit verschiedenen Simulationen können Unternehmen ermitteln, wie teuer eine Glasfassade im Bau sein wird und in welchen Bereichen die Kosten für die dauerhafte Wartung und Instandhaltung liegen. Auch die Auswirkungen von Fensterfronten auf die Raumtemperaturen und Lichtverhältnisse werden von den Computern simuliert. Unternehmen können bereits vor dem ersten Spatenstich herausfinden, wo sich Glas optisch und funktional lohnen wird – und wo nicht. Das Building Information Modeling ist fähig, zwischen Design und Funktionalität zu übersetzen.
Christoph Raidl, ein angehender Bauingenieur aus München, schreibt auf inperspective: "Das, was gut aussieht, ist nicht immer praktikabel. Ein sehr funktionaler und klimabegünstigender Bau erscheint hingegen häufig eher unansehnlich. Bei diesem Thema glaube ich an die Perspektive des Building Information Modeling. Es muss Kompromisse zwischen Form, Design und Nutzbarkeit finden. Davon würden Unternehmen und Mitarbeiter langfristig profitieren."
3. Flex Desk – einfach, voller Risiko
"Simpel, aber signifikant" – was Serienfigur Don Draper in der Serie "Mad Men" sagte, gilt oberflächlich auch für Flex-Desk-Lösungen. Eine einfache Idee mit starker Wirkung. Was wollen Unternehmer mehr?
Das Konzept Flex Desk ist rasch erläutert. Jeder Mitarbeiter, der nicht zwingend einen eigenen Schreibtisch braucht, bekommt keinen individuellen Platz. Stattdessen gibt es genügend frei wählbare Arbeitsorte. Jeder Mitarbeiter sucht sich – im Idealfall – täglich die bestmögliche Arbeitsumgebung für das Tagesgeschäft aus. Unternehmen "wollen" so doppelt sparen.
- Das Konzept reduziert – vermeintlich – die tote Fläche, die bei unbenutzten Schreibtischen (Krankheit, Urlaub, Dienstreisen) entsteht.
- Unternehmen müssen weniger Mobiliar einkaufen.
Flex Desk kann in der Theorie funktionieren. Aber ob es praktisch klappt, hängt laut Experten von einigen Fragen ab. Welche Jobs erledigen die Mitarbeiter in der Firma, die Flex Desks nutzen will? Wer arbeitet für das Unternehmen und wie setzt sich die Unternehmenskultur zusammen? Wie stark möchte sich eine Firma verändern? Wie gut wird dieser Prozess vorbereitet, moderiert und begleitet?
Schlimmstenfalls kann ein Flex-Desk-Konzept geradewegs in einen ineffizienten Stimmungskeller führen. Das Konzept spaltet die Belegschaft in zwei Lager. In die Mitarbeiter, die agil und interdisziplinär arbeiten wollen und können, und diejenigen, die ein eigenes Refugium für konzentrierte Arbeiten benötigen. Unausgereifte Flex-Desk-Projekte stiften Chaos. Mitarbeiter konkurrieren nicht mehr nur um Wertschätzungen oder Beförderungen, sie hetzen auch um Schreibtische und Arbeitsplätze. Es drohen Streits, die man sonst von Handtüchern und mallorquinischen Poolliegen kennt.
Unbestritten kann Flex Desk hervorragend funktionieren. Die Bedingung dafür formuliert Unternehmer Steffen Himstedt im Gespräch mit inperspective. Er sagt: "Wir dürfen Raum nicht reduzieren, sondern müssen ihn besser für uns nutzen."
Sein vollständiges Erfolgsrezept für ein flexibles Büro verrät Himstedt in diesem Interview.
4. Niemals bei Planern und Innenarchitekten sparen
"Architekten und Unternehmen sollten den Innenausbau bereits bei der Entwicklung des Rohbaus beachten. Nur so können wir die besten Ergebnisse für die Mitarbeiter und damit für das Unternehmen erzielen. Außerdem fallen konzeptionelle Mängel früher auf. Erst vor Kurzem wurde ich gerade noch rechtzeitig hinzugezogen: Der Bau war viel zu knapp bemessen worden. Das, was das Unternehmen für den Innenausbau vorgesehen hatte, hätte bei der veranschlagten Größe niemals funktioniert. Am Ende verdoppelte sich das Volumen des Baus. Das Unternehmen gab zwar deutlich mehr aus, aber das Feedback ist umso besser: Die Mitarbeiter sind hochzufrieden mit dem Projekt, und werden das in den kommenden Jahren immer noch sein."
Das sagte die Einrichtungsexpertin Annette Hoerauf im ausführlichen Interview mit inperspective. Hoerauf, die bereits viele Großprojekte begleitete, sprach ein Problem an, das viele Planer und Innenarchitekten kennen: Sie werden zu häufig vor vollendeten Tatsachen gestellt.
Dieser Umstand betrifft nicht nur Neubauten, sondern auch Mietprojekte. Bevor es einen Plan für das Design, für die Einrichtung und die neuen Arbeitsabläufe gibt, wird der Klotz hingestellt oder die entsprechenden Flächen angemietet. Der Gestaltungsspielraum für Innenarchitekten wird stark eingeschränkt. Das muss nicht zwangsläufig ineffizient sein – verhindert aber sehr wahrscheinlich die effizientesten Lösungen. Je eher ein Fachplaner oder Innenarchitekt involviert ist, desto erfolgsversprechender und präziser werden Konzepte und Briefings.
