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Ein Artikel aus der Episode #9Effizienz

"Wir brauchen Raum für Effizienz"

Steffen Himstedt führt das Beratungsunternehmen Trebing & Himstedt.

Steffen Himstedt ist Unternehmer und New-Work-Enthusiast. Sein Schlüssel zum effizienten Büro: die richtige Kombination aus Kommunikation, Kultur und Raum. Für uns beantwortet er einen siebenteiligen Fragebogen.

von Hannes Hilbrecht

Wer eine Sightseeingtour in den Büros von Trebing & Himstedt in Schwerin unternimmt, der fühlt sich wie in einem Labor für moderne Arbeit. Die Räume sind hell, weitläufig und vor allem sehr unterschiedlich. Telefonkapseln da, ein stilles Großraumbüro im Stile einer Universitätsbibliothek hier, ulkige Sessel dort. Die Meetingräume prahlen mit flexiblen Wänden. Per Hand können Mitarbeiter je nach Teilnehmerzahl die Raumgröße variieren. Hightech im Gewerbepark.

An den Konferenztischen stehen keine Stühle, sondern Stehhilfen. Das Diskutieren auf zwei Beinen beschleunige Meetings und sei zudem erwiesenermaßen gesünder, betonen Arbeitswissenschaftler seit Jahren. Steffen Himstedt, ein Selfmademann, der mit einem Studienfreund das Beratungsunternehmen für Prozessautomation aufzog und über 50 Mitarbeiter in Schwerin, Berlin und Stuttgart beschäftigt, hört darauf, was die Experten sagen. Himstedt will nicht nur Jobs schaffen, er will vorbildliche Arbeitsplätze kreieren. Die Effizienz, so formuliert er es, lauere im Detail und in der Vorbereitung auf die Arbeitsaufgaben. "Ein für jede Tätigkeit optimal ausgerüsteter Arbeitsplatz ist dafür essenziell", sagt Himstedt.

Für das inperspective-Magazin beantwortet er die wichtigsten sieben Fragen zum effizienten Büro aus der Sicht eines progressiven Unternehmers.

1. Wie definierst du Effizienz?

Effizienz ergibt sich aus dem Zusammenspiel von positiven Stress und professionellen Tools und Methoden, die einen unterstützen, ein optimales Ergebnis in Qualität und Quantität zu erzielen. Mit dieser Kombination kommt man in einen Flow. Die Arbeit fühlt sich gut an und geht leicht von der Hand.

2. Was macht für dich ein effizientes Büro aus?

Alles, was die Zusammenarbeit fördert, egal ob persönlich vor Ort oder remote im Homeoffice, ist extrem wichtig. Außerdem entscheidet die Vielfalt und Wandlungsfähigkeit der Arbeitsmöglichkeiten über die tatsächliche Effizienz eines Büros.

Ein simpler Hack: Die meisten unserer Team-Besprechungen finden stehend statt. Das hat die Produktivität der Meetings sehr verbessert. Ich persönlich wechsle je nach Zweck meiner zu leistenden Arbeit die Räume und suche immer nach der besten Arbeitssituation für die anstehende Aufgabe. Dabei kann ich an manchen Tagen komplett auf mein festes Büro und den eigenen Schreibtisch verzichten. Die Voraussetzung dafür ist, dass Arbeitsplätze und Orte existieren, die echte Alternativen anbieten.

3. Welche Werkzeuge verhelfen dir zu Effizienz?

Für mich sind ergonomische Möbel, gutes Licht und vor allem praktische Tools essenziell. Als Digitalberater leben wir von Ideen, Inspiration und Austausch. Digitale Whiteboards helfen im Alltag extrem. Sowohl mir selbst in der Selbstorganisation, als auch in der direkten Zusammenarbeit mit meinen Kollegen. Egal von wo wir arbeiten – wir brainstormen an derselben Oberfläche. Extrem zielführend und damit: effizient.

Ein sogenannter "Time Timer" ist ein weiterer sehr günstiger Garant für Effizienz. Die große Uhr zählt die Zeit herunter und zeigt für jeden Meeting-Teilnehmer gut sichtbar an, wie lange wir noch für unser Zusammentreffen haben. Wir gehen sorgsamer mit der Zeit um, denken allgemein lösungsorientierter.

Der tickende Time Timer beschleunigt Meetings.

4. Wo siehst du die größten Hebel für ein effizientes Büro?

Die meisten Leute verharren in alten Gewohnheiten und merken gar nicht, dass die Arbeitsaufgaben schon lange nicht mehr zum herkömmlichen Arbeitsumfeld passen. Der größte Hebel liegt also in der Organisation der Arbeit sowie in einem breitflächigen Kulturwandel. Wir müssen definieren, wie wir miteinander arbeiten und umgehen wollen.

Unsere Arbeitsräume, die Büros, prägen ganz maßgeblich das Verhalten der Menschen und bilden den Rahmen für die Kollaboration. Raumkonzepte, die Leitgedanken der New Work berücksichtigen, sind mehr als ein paar bunte Besprechungsecken, die wir irgendwo hinplatzieren. Wir müssen diese Veränderung mit einem Change-Prozess professionell vorbereiten und begleiten. Dazu gehören Regeln, an die sich alle Mitarbeiter und Führungskräfte halten müssen. Sonst leben alte Muster in neuen Räumen weiter. Der erhoffte Effizienzgewinn verpufft.

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5. Welche Fehler begehen Firmen auf der Suche nach Effizienz?

Manche Unternehmen verstehen den Begriff "Effizienz" falsch. Sie glauben, sie würden sparen, wenn sie einfach die Bürofläche pro Mitarbeiter reduzieren und damit Kosten senken. Aber das ist nicht der richtige Ansatz. Wir müssen vielmehr vorhandene Räume bewahren und sie besser für uns ausnutzen.

Außerdem bedeutet das Streben nach Effizienz immer eine Veränderung unserer Arbeitsweisen. Wir wollen etwas besser und schneller machen. Doch diese Prozesse müssen wir managen. Dazu gehört, diesem Wandel seine Zeit zu geben, ihn zu kommunizieren und entsprechend zu begleiten. Wir haben unseren Mitarbeitern Potenziale erklärt, warum wir etwas Neues machen möchten, welche Vorteile wir in diesem Prozess sehen. Das hat sehr geholfen.

Wie wichtig dieses Change Management ist, erleben wir, wenn uns befreundete Unternehmer oder Partner besuchen. Die staunen und sagen: "Ist ja voll modern hier. Für mich wäre das aber nichts." Da mangelt es offensichtlich an Aufklärungsarbeit.

6. Wie sieht ein effizienter Arbeitsplatz einer Führungskraft aus?

Der eigene Schreibtisch oder das Chefbüro sind immer noch Statussymbole, die unsere Arbeitskultur in den Unternehmen prägen. Ich benötige meinen abgeschirmten Arbeitsplatz für vertrauliche Gespräche oder als Rückzugsort für wichtige Entscheidungen. Wenn ich nicht im Büro bin, steht dieser Raum jedoch allen Mitarbeitern offen. Er ist mit allen notwendigen Tools, die einen Meetingraum zum Meetingraum machen, ausgestattet. Dass alle Mitarbeiter das Büro des Chefs benutzen dürfen, ist für mich ein Zeichen von Transparenz und Wertschätzung.

7. Wie habt ihr euer Büro effizient gestaltet?

Bevor wir unser Office Design komplett erneuert haben, fragten wir uns: In wie viele einzelne Tätigkeiten lassen sich die Jobs bei uns zerlegen? Bei beinahe jedem Aufgabenfeld kamen wir auf sieben, acht verschiedene Fragmente. Telefonate, Meetings, Ablagearbeiten oder Konzeptionsphasen. Uns war schnell klar: Ein einziger Arbeitsplatz kann niemals für diese grundverschiedenen Tätigkeiten das ideale Set-up bereitstellen. Das ist unmöglich.

Unser Konzept lebt davon, dass wir für jeden Tätigkeitsbereich den idealen Raum anbieten. Es gibt Meetingräume in flexiblen Größen, Telefonkabinen, Ruheräume, verschiedenste Arbeitsplätze mit unterschiedlicher technischer Ausstattung und eine weitläufige Cafeteria. Wir können so für jeden Mitarbeiter und jede Tätigkeit die ideale Arbeitsumgebung kreieren.

Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass bis auf die Kollegen in der Buchhaltung und Personalabteilung kein Angestellter mehr einen eigenen Schreibtisch besitzt. Und dass jeder Arbeitsplatz ergonomisch und bestmöglich eingerichtet ist. Die Tische müssen elektrisch höhenverstellbar sein, die Stühle sich rasch den Mitarbeitern anpassen können. Dass wir im Unternehmen auf Papier verzichten und ausschließlich digital arbeiten, ist eine weitere Bedingung für eine erfolgreiche Konzeptadaption.

Wir wollen nicht, dass Mitarbeiter zunächst zu ihrem eigenen Arbeitsplatz schlurfen, ihren Rucksack in der Wagenburg ablegen und sich dann einen Kaffee kochen. Wir möchten, dass sich unsere Kollegen entspannt in die Cafeteria setzen und bei einem Heißgetränk ihrer Wahl drei W-Fragen beantworten: Was muss ich erledigen? Wie möchte ich es tun? Wo kann ich das am besten machen? Anhand dieser Fragen kann jeder Mitarbeiter den idealen Platz für sich auswählen. So funktioniert bei uns effizientes Arbeiten.

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